Según la Cámara de Comercio de Bogotá, dos de cada tres empresas fundadas en Colombia cierran en los primeros cinco años, y la razón principal de esta alta tasa de mortalidad empresarial es la falta de conocimiento de gestión de los fundadores. y contabilidad.
Administrar cuentas comerciales no es fácil, y mucho menos. no hay información al respecto. Por lo tanto, si no cuenta con la ayuda y las herramientas adecuadas, a menudo se cometen errores que pueden poner en peligro la salud de su negocio. Llevar registros adecuados no sólo es necesario para que un emprendedor alcance sus objetivos y administre en el tiempo, sino que también es una obligación legal, ya que tiene que pagar impuestos y llevar un registro comercial.
No es ningún secreto que las regulaciones colombianas son complejas y tienen muchos requisitos para las empresas. Por lo tanto, se recomienda que contrate a un contador profesional y autorizado para realizar un seguimiento de los números de su empresa. Sin embargo, si el presupuesto aún no lo permite, es posible organizar la contabilidad de otra forma.
¿Qué debería contener un programa de contabilidad?
Si no puedes contratar a un contador, el plan B es utilizar software de contabilidad, de los cuales hay muchas opciones en el mercado, algunas gratuitas y otras por suscripción, algunas apenas funcionales y otras más completas y complejas. - algunos de ellos son muy fáciles de usar y otros que definitivamente requieren algunos conocimientos de contabilidad.
Estos programas no sólo mejoran la gestión y el control de costes e ingresos, sino que también ayudan en la elaboración de previsiones comerciales e informes sobre la evolución de la situación financiera de la empresa. Son una herramienta en el proceso contable y también una fuente de información muy útil.
Por lo tanto, es importante elegir el software de contabilidad perfecto para cada negocio. Como cada uno tiene características diferentes, la evaluación debe considerar que tenga al menos algunas funciones básicas: que esté en la nube, que permita registrar compras y gastos, que se pueda importar información de varias fuentes, que lleve registros. de recibos contables -como facturas- y enviar estados financieros.
El hecho de que esté en la nube es clave. Esto significa que el programa se ejecuta en Internet, todos los archivos se almacenan en un servidor externo y se puede acceder a los datos desde diferentes computadoras y desde cualquier lugar. También existen programas de contabilidad que se instalan en uno o varios ordenadores de la empresa, pero su limitación es que no ofrecen las ventajas de trabajar en la nube.
Los programas de contabilidad producen una variedad de informes financieros que ayudan a evaluar la salud de una empresa. Esta información es útil para realizar pronósticos más precisos, desarrollar estrategias específicas y, en general, mejorar los objetivos comerciales. Por eso lo más importante es utilizarlos y utilizarlos correctamente.
Es importante distinguir entre un programa de contabilidad y un servicio de facturación electrónica. Este último -además de la nómina electrónica- es un requisito que deben cumplir todas las empresas en Colombia y consiste en generar facturas registradas directamente en la DIAN con costos tributarios. El programa de contabilidad es para llevar números y no permite por regla general la facturación electrónica según la normativa colombiana.
Algunos programas populares
- Alegra: Es un programa de contabilidad muy completo desarrollado y enfocado en el mercado estadounidense, con soporte e interfaces de usuario en idioma español.
- Zipbooks: Con la versión gratuita de Zipbooks (disponible en inglés), puede almacenar facturas, administrar proveedores y clientes, y aceptar pagos digitales para su negocio. Hay versiones con más prestaciones a un precio bastante asequible.
- Zoho Books: Esta es una excelente opción gratuita para facturar electrónicamente según los estándares colombianos), registrar cuentas bancarias, generar informes y calcular impuestos, entre muchas otras funciones. Dispone de un completo sistema de gestión contable en la nube desde cualquier dispositivo con conexión a internet. Tiene todas las herramientas que necesitas para administrar tu pequeña empresa, incluidos informes detallados en tiempo real y facturas electrónicas en Colombia.