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Real Estate 360 · Inmobiliarias y desarrolladores
CRM inmobiliario a la medida para inmobiliarias y desarrolladores
Un CRM inmobiliario conecta al prospecto con la propiedad, su disponibilidad, el apartado, el contrato y la cobranza en un solo sistema. Evolución i3 lo implementa a la medida de inmobiliarias y desarrolladores sobre Zoho Real Estate CRM, la solución de Zoho para bienes raíces. Evolución i3 agrega inventario, apartados, pagos y comisiones según las reglas de tu operación.
Incluye gestión comercial inmobiliaria; el flujo específico de desarrollos, apartados, pagos y comisiones se configura o construye según el proyecto. Evolución i3 es una empresa de transformación digital y consultoría Zoho: Zoho Premium Partner, con +600 implementaciones Zoho, +120 aplicaciones y desarrollos y clientes en más de 11 países, fundada en 2016. Opera con equipos en México y Colombia y presencia comercial en Canadá, México, Estados Unidos, Guatemala, Chile, Colombia y Perú.
¿Dónde se pierde una venta inmobiliaria entre el prospecto y la cobranza?
Una venta inmobiliaria pasa por muchas manos: quien capta el prospecto, quien cotiza, quien aparta, quien firma y quien cobra. Cuando cada una trabaja en su propia hoja o en su propio chat, el CRM para inmobiliarias deja de ser un registro y se vuelve un cuello de botella. Estos son los seis puntos donde suele romperse.
Vendí la misma unidad dos veces, o la tengo apartada en una hoja y disponible en otra.
Mis prospectos llegan de portales, campañas, brokers y WhatsApp, y no sé quién los atiende ni en qué etapa van.
Cada asesor cotiza con descuentos y planes de pago distintos, y no queda registro de lo que se ofreció.
Un apartado venció y nadie liberó la unidad a tiempo.
No sé quién debe enganche o mensualidad ni cuánta cartera tengo por desarrollo hasta que cierra el mes.
Las comisiones de los brokers se calculan a mano y se discuten al momento de pagar.
Si te reconoces en tres o más, el problema no es de esfuerzo: es que las ventas, el inventario y la cobranza no comparten la misma información.
¿Qué es un CRM inmobiliario y con qué se resuelve?
Un CRM inmobiliario es el sistema que sigue a cada prospecto desde su primer contacto hasta la entrega y la postventa de su propiedad, y lo relaciona con el inventario de unidades, la cotización, el apartado, el contrato, los pagos y la comisión del broker. A diferencia de un CRM genérico, trabaja con desarrollos, etapas, torres, lotes, departamentos y estados de disponibilidad.
Se resuelve con Zoho Real Estate CRM, la solución de Zoho para bienes raíces. Incluye gestión comercial inmobiliaria; el flujo específico de desarrollos, apartados, pagos y comisiones se configura o construye según el proyecto. De origen trae el registro de propiedades, prospectos, oportunidades, visitas y documentos; Zoho Books aporta la facturación y la cobranza, y Zoho Analytics los tableros. Evolución i3 la configura y le agrega lo que construimos según tu proceso: el inventario con tus estados de unidad, los apartados con vencimiento, el cotizador, el plan de pagos y las comisiones. El resultado es un CRM inmobiliario de punta a punta, no una suma de herramientas sueltas.
Este sistema controla la disponibilidad operativa de tus unidades. No es un portal público de anuncios.
De la oportunidad a la entrega: el recorrido de una unidad
Estas son las etapas por las que pasa una venta, en este orden:
- Interesado. Un prospecto llega por un portal, una campaña, un broker, un referido o un evento y queda asignado a un asesor, con su interés, presupuesto y zona.
- Cotización. El asesor elige una unidad disponible y genera la cotización con precio, descuento, promoción y plan de pago.
- Apartado. La unidad se aparta (pasa al estado separado) con fecha, monto, comprobante y vencimiento, y se bloquea para los demás.
- Contrato. Se integra el expediente, se firma el contrato con firma electrónica y se calendarizan enganche y mensualidades, que se pagan por medios digitales.
- Cobranza. Se registran los pagos, los saldos y la cartera por cliente y por desarrollo, y se calcula la comisión del broker.
- Entrega y postventa. Se entrega la unidad con su lista de revisión y se atienden garantías e incidencias.
Qué incluye Zoho, qué construimos nosotros y qué queda fuera
Zoho Real Estate ya trae la base comercial inmobiliaria, y Zoho Books y Zoho Analytics, la facturación y el análisis; el flujo de tu operación se construye encima. Cada capacidad se presenta en tres partes para que sepas exactamente qué recibes de origen, qué añade Evolución i3 y qué no está incluido. Este software para inmobiliarias se define por alcance, no por paquete.
Inventario inmobiliario
Qué incluye Zoho de origen: Zoho Real Estate registra propiedades.
Qué construye Evolución i3 encima: Estructura de desarrollo, etapa, torre, lote, departamento, casa o local, con tipología, superficie, precio y estado de disponibilidad.
Qué queda fuera: La carga inicial del inventario si el cliente no tiene sus datos ordenados; se acuerda su limpieza en el levantamiento.
Prospectos y leads
Qué incluye Zoho de origen: Zoho Real Estate gestiona prospectos, seguimiento y comunicación por varios canales.
Qué construye Evolución i3 encima: Captura desde portales, web, campañas, redes, WhatsApp, brokers, referidos y eventos, con asignación y seguimiento por interés, presupuesto, zona y tipo de propiedad.
Qué queda fuera: Portales o canales sin API o sin acceso autorizado.
Brokers
Qué incluye Zoho de origen: Zoho Real Estate permite usuarios, roles y permisos para agentes y brokers.
Qué construye Evolución i3 encima: Alta de brokers, oportunidades y propiedades por broker, con visibilidad limitada a lo que cada uno debe ver.
Qué queda fuera: Contratos y acuerdos legales con los brokers.
Disponibilidad y apartado
Qué incluye Zoho de origen: Oportunidades y seguimiento en Zoho Real Estate.
Qué construye Evolución i3 encima: Lo que construimos según tu proceso: bloqueo, apartado con vencimiento, liberación y cambio de precio con las reglas de tu operación.
Qué queda fuera: Reglas de liberación que dependan de decisiones legales o de contratos no entregados.
Cotización y plan de pagos
Qué incluye Zoho de origen: Gestión de oportunidades en Zoho Real Estate.
Qué construye Evolución i3 encima: Cotizador por unidad con precio, descuento, promoción, extras, enganche y plan de pagos, con autorización de descuentos.
Qué queda fuera: El cálculo de financiamiento hipotecario de una institución financiera.
Venta, expediente y contrato
Qué incluye Zoho de origen: Gestión de documentos en Zoho Real Estate y firma electrónica con aplicaciones de Zoho según el plan.
Qué construye Evolución i3 encima: Expediente por venta con documentos, firmas, hitos y calendario de pagos, ligado a la unidad.
Qué queda fuera: La redacción legal de los contratos y la validez jurídica de cada uno.
Cobranza y finanzas
Qué incluye Zoho de origen: Zoho Books para facturación, cuentas por cobrar y recurrencias.
Qué construye Evolución i3 encima: Calendario de enganches y mensualidades, saldos, cartera por cliente y por desarrollo, y recordatorios de pago; facturación electrónica como módulo opcional (CFDI 4.0 en México, DIAN en Colombia).
Qué queda fuera: El cobro bancario y la conciliación con cada banco, fuera de lo acordado.
Comisiones de brokers
Qué incluye Zoho de origen: Registro de ventas en Zoho Real Estate y de pagos en Zoho Books.
Qué construye Evolución i3 encima: Cálculo de comisión por venta según las reglas acordadas, con revisión antes del pago y registro por broker.
Qué queda fuera: La retención y el tratamiento fiscal de las comisiones.
Entrega y postventa
Qué incluye Zoho de origen: Seguimientos de Zoho Real Estate y tickets de Zoho Desk.
Qué construye Evolución i3 encima: Lista de revisión de entrega, garantías, incidencias y tickets ligados a la unidad.
Qué queda fuera: La ejecución física de reparaciones y el control de contratistas.
Tableros
Qué incluye Zoho de origen: Zoho Analytics: tableros y reportes.
Qué construye Evolución i3 encima: Inventario disponible, velocidad de venta, absorción, pipeline, conversión, ventas por desarrollo y por broker, cartera, cobranza y ticket promedio, con fórmula y fuente acordadas.
Qué queda fuera: Cifras históricas que no estén en los sistemas conectados.
Conexión con otros sistemas
Qué incluye Zoho de origen: APIs, Zoho Flow y conectores disponibles.
Qué construye Evolución i3 encima: Conexión con tu ERP, contabilidad, portales y canales, con registros y reintentos.
Qué queda fuera: Sistemas sin API o sin acceso autorizado.
Licencias
Qué incluye Zoho de origen: Planes publicados por Zoho.
Qué construye Evolución i3 encima: Recomendación de edición según el proceso.
Qué queda fuera: Puedes contratar las licencias con Evolución i3 o directo con Zoho; el precio es el mismo.
Una unidad, un estado, un responsable: cómo se controla la disponibilidad
Lo que distingue a un CRM para inmobiliarias de un CRM genérico es que controla la unidad, no solo la oportunidad: cada propiedad tiene un estado único, un responsable que puede cambiarlo y una regla que dice cuándo se libera. Esa es la parte que Evolución i3 construye a la medida de tu contrato y tu operación.
¿Basta un CRM genérico o necesitas un flujo inmobiliario?
Basta un CRM genérico si vendes pocas unidades, sin apartados con vencimiento y sin plan de pagos. Si manejas desarrollos, brokers y cobranza a plazos, el flujo inmobiliario es lo que evita errores.
| Situación | CRM genérico configurado | Flujo inmobiliario a la medida |
|---|---|---|
| Inventario de unidades con estado | Se simula con listas o productos, sin reglas de bloqueo | Cada unidad tiene estado único y reglas de cambio |
| Apartado con vencimiento | Recordatorio manual | Vencimiento, aprobación y liberación según la regla acordada |
| Plan de pagos y cobranza | Fuera del CRM, en hojas | Calendario de enganche y mensualidades con saldos y cartera |
| Brokers y comisiones | Cálculo manual | Comisión por venta según reglas acordadas, con revisión previa |
| Seguimiento tras la venta | Se pierde al cerrar el trato | Expediente, entrega, garantías e incidencias ligados a la unidad |
Inventario de unidades con estado
CRM genérico configurado: Se simula con listas o productos, sin reglas de bloqueo
Flujo inmobiliario a la medida: Cada unidad tiene estado único y reglas de cambio
Apartado con vencimiento
CRM genérico configurado: Recordatorio manual
Flujo inmobiliario a la medida: Vencimiento, aprobación y liberación según la regla acordada
Plan de pagos y cobranza
CRM genérico configurado: Fuera del CRM, en hojas
Flujo inmobiliario a la medida: Calendario de enganche y mensualidades con saldos y cartera
Brokers y comisiones
CRM genérico configurado: Cálculo manual
Flujo inmobiliario a la medida: Comisión por venta según reglas acordadas, con revisión previa
Seguimiento tras la venta
CRM genérico configurado: Se pierde al cerrar el trato
Flujo inmobiliario a la medida: Expediente, entrega, garantías e incidencias ligados a la unidad
Si tu operación está en la columna de la izquierda, un CRM sin configurar puede bastar para empezar. Si está en la de la derecha, conviene diseñar el flujo antes de construir.
Los estados de una unidad y quién los cambia
Cada estado es un punto de control: define quién puede mover la unidad y qué evidencia se guarda. Una unidad tiene tres estados: disponible, separado y vendido. Quién los cambia y las reglas son un ejemplo ilustrativo; las reales se definen contigo en el levantamiento y no corresponden a ningún cliente. Apartar una unidad la deja en estado separado; el contrato, la entrega y las garantías se siguen como etapas del expediente de la venta, no como estados de la unidad.
| Estado | Quién lo cambia | Qué se registra | Regla de ejemplo |
|---|---|---|---|
| Disponible | Administración del desarrollo | Precio, tipología, superficie | Solo las unidades disponibles pueden cotizarse |
| Separado | Asesor, con aprobación de administración | Fecha, monto, comprobante y vencimiento | Se libera al vencer si no hay pago ni prórroga autorizada |
| Vendido | Administración y cobranza | Contrato firmado y calendario de pagos | Genera la comisión del broker según la regla acordada y abre el seguimiento de entrega y garantías en el expediente |
Disponible
Quién lo cambia: Administración del desarrollo
Qué se registra: Precio, tipología, superficie
Regla de ejemplo: Solo las unidades disponibles pueden cotizarse
Separado
Quién lo cambia: Asesor, con aprobación de administración
Qué se registra: Fecha, monto, comprobante y vencimiento
Regla de ejemplo: Se libera al vencer si no hay pago ni prórroga autorizada
Vendido
Quién lo cambia: Administración y cobranza
Qué se registra: Contrato firmado y calendario de pagos
Regla de ejemplo: Genera la comisión del broker según la regla acordada y abre el seguimiento de entrega y garantías en el expediente
Cómo se leen la absorción y la cartera
Un indicador solo sirve si todos lo calculan igual. Estas son las definiciones propuestas; se confirman con la forma en que tu empresa las mide antes de construir los tableros. Ejemplo ilustrativo.
| Indicador | Qué mide | Definición propuesta | Fuente |
|---|---|---|---|
| Inventario disponible | Unidades que pueden venderse hoy | Unidades en estado Disponible | Inventario |
| Velocidad de venta | Ritmo de ventas | Unidades vendidas en un periodo | Ventas y contratos |
| Absorción | Cuánto del inventario se vendió | Unidades vendidas en el periodo entre unidades disponibles al inicio del periodo | Inventario y ventas |
| Conversión | Cuántos interesados compran | Ventas entre prospectos calificados del mismo periodo | CRM |
| Cartera | Lo que los clientes deben | Saldo pendiente de enganches y mensualidades por cliente y por desarrollo | Cobranza |
| Ticket promedio | Valor medio de venta | Monto total vendido entre unidades vendidas | Ventas y contratos |
Inventario disponible
Qué mide: Unidades que pueden venderse hoy
Definición propuesta: Unidades en estado Disponible
Fuente: Inventario
Velocidad de venta
Qué mide: Ritmo de ventas
Definición propuesta: Unidades vendidas en un periodo
Fuente: Ventas y contratos
Absorción
Qué mide: Cuánto del inventario se vendió
Definición propuesta: Unidades vendidas en el periodo entre unidades disponibles al inicio del periodo
Fuente: Inventario y ventas
Conversión
Qué mide: Cuántos interesados compran
Definición propuesta: Ventas entre prospectos calificados del mismo periodo
Fuente: CRM
Cartera
Qué mide: Lo que los clientes deben
Definición propuesta: Saldo pendiente de enganches y mensualidades por cliente y por desarrollo
Fuente: Cobranza
Ticket promedio
Qué mide: Valor medio de venta
Definición propuesta: Monto total vendido entre unidades vendidas
Fuente: Ventas y contratos
Cómo lo implementamos
Implementamos tu CRM inmobiliario en seis pasos, y cada uno termina con algo que puedes revisar.
1. Alcance
Recorremos contigo cómo llega un prospecto, cómo se aparta una unidad, cómo se firma, cómo se cobra y cómo se paga al broker, y documentamos qué hojas, sistemas o mensajes se usan hoy.
2. Diseño
Definimos desarrollos, estados de unidad, reglas de apartado y liberación, cotizador, plan de pagos, comisiones, indicadores y conexiones, y lo validamos contigo antes de construir.
3. Construcción
Configuramos Zoho Real Estate, construimos según tu proceso el inventario, las reglas y el expediente, y conectamos cobranza, tableros y los sistemas acordados.
4. Pruebas
Probamos con asesores, administración, cobranza y brokers usando casos reales de tu operación: un apartado que vence, un descuento fuera de política, un cambio de unidad, un pago parcial.
5. Capacitación
Capacitamos a asesores, brokers, administración y dirección según lo que hace cada uno, y dejamos materiales de apoyo acordes al proyecto.
6. Producción y entrega
Ponemos el sistema en producción, revisamos su uso y ajustamos lo necesario.
Estos seis pasos siguen PROTEGE, la metodología de Evolución i3 que une Procesos, Tecnología y Gente: primero entendemos el proceso, después lo conectamos con la tecnología y por último preparamos a las personas para usarlo.
El orden es orientativo y no constituye cronograma ni SLA.
Preguntas frecuentes sobre el CRM inmobiliario
¿Qué es un CRM inmobiliario?
Un CRM inmobiliario es un sistema que registra a cada prospecto y lo sigue hasta la entrega de la propiedad, conectándolo con el inventario de unidades, la cotización, el apartado, el contrato, la cobranza y la postventa. A diferencia de un CRM genérico, trabaja con desarrollos, etapas, torres, lotes y estados de disponibilidad.
¿En qué se diferencia de un CRM genérico?
Un CRM genérico sigue oportunidades; un CRM inmobiliario también controla qué unidad se ofrece, en qué estado está y quién puede cambiarlo. Agrega apartados con vencimiento, planes de pago, expediente de venta, cobranza y comisiones de brokers, que un CRM sin configurar no trae.
¿Cómo se evita apartar dos veces la misma unidad?
Se registra el inventario en un solo lugar y cada unidad tiene un estado único. Al apartarla, el sistema la bloquea para los demás asesores y brokers hasta que se venda o se libere por vencimiento o decisión autorizada. Las reglas exactas se definen con tu operación en el levantamiento.
¿Se puede controlar la cobranza de enganches y mensualidades en el mismo sistema?
Sí, cuando el alcance lo incluye. El plan de pagos de cada venta se convierte en un calendario de enganches y mensualidades con saldos y vencimientos, y la facturación y la cartera se conectan con Zoho Books u otro sistema contable acordado. La facturación electrónica (CFDI 4.0 en México o DIAN en Colombia) se agrega como módulo opcional.
¿Cómo se calculan las comisiones de los brokers?
Con las reglas que tú defines: porcentaje, momento en que se genera y condiciones de pago. El sistema registra qué broker trajo cada venta y calcula la comisión según esas reglas, para que se revise antes de pagarla. Las reglas se adaptan a cada contrato.
¿Sirve para inmobiliarias y para desarrolladores?
Sí. Una inmobiliaria que comercializa propiedades y un desarrollador con etapas, torres y lotes comparten el flujo de prospecto, cotización, apartado y cobranza, pero el inventario y las reglas son distintos. El alcance se define por proyecto o desarrollo.
¿Se conecta con portales inmobiliarios, WhatsApp y mi sistema contable?
Cuando el sistema o el canal ofrece API o acceso autorizado, sí. Se conectan los leads que llegan de portales, campañas y WhatsApp, y las cifras con tu ERP o tu contabilidad. Sin API o sin acceso, se acuerda otra vía de captura o queda fuera del alcance.
¿Cuánto cuesta?
Depende del levantamiento: número de desarrollos, reglas de apartado y cobranza, conexiones y usuarios. Por eso se cotiza por proyecto. Puedes contratar las licencias con Evolución i3 o directo con Zoho; el precio es el mismo. Agenda una reunión de 30 minutos, sin costo, para orientar el alcance.
Revisemos cómo se conectan tus prospectos, tus unidades y tu cobranza
Cuéntanos cómo vendes hoy y te mostramos la demo inmobiliaria con datos de prueba en la reunión, aplicada al flujo de tu inmobiliaria o de tu desarrollo. La reunión de orientación dura 30 minutos, no tiene costo y no equivale al diagnóstico formal.
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