Cobranza automatizada · Zoho Books y Ecart Pay
Cobranza automatizada con Zoho Books y Ecart Pay
La cobranza automatizada con Zoho Books y Ecart Pay conecta el cobro con el resto de tu operación: al dar de alta un cliente se genera su cuenta SPEI, la cotización sale con liga de pago y, cuando el cliente paga, el sistema genera la orden de venta y la factura sin captura manual.
Evolución i3 es una empresa de transformación digital y consultoría Zoho: Zoho Premium Partner, con +600 implementaciones Zoho, +120 aplicaciones y desarrollos y clientes en más de 11 países, fundada en 2016. Opera con equipos en México y Colombia y presencia comercial en Canadá, México, Estados Unidos, Guatemala, Chile, Colombia y Perú. Esta solución está disponible hoy para empresas en México.
1 CLABE
por cliente
Efectivo
pago en tiendas de conveniencia
Automático
registro y aplicación de pagos con liga de pago y SPEI
Si cobras a mano, seguramente te pasa esto
Cobrar a mano significa que cada pago depende de que alguien revise el banco, concilie y capture: estos son los seis problemas que más escuchamos al empezar una revisión de cobranza.
Mando la cotización y luego persigo el pago. Después de enviarla, tengo que escribir por correo o WhatsApp para saber si ya se pagó.
Reviso el banco a cada rato. Un cliente dice que ya transfirió y alguien tiene que entrar al banco a confirmarlo antes de avisar a ventas.
Concilio pagos con facturas a mano. Las referencias no coinciden y la conciliación de pagos me quita horas averiguando quién pagó qué.
Repito el mismo cobro cada mes. Rentas, mensualidades o pagos de escuelas y servicios educativos: cada periodo vuelvo a generar el cobro y a dar seguimiento, porque no puedo domiciliar los cobros a mis clientes.
Mis clientes quieren pagar de otra forma. Unos prefieren tarjeta, otros SPEI o efectivo, y yo solo ofrezco una.
Cobro en campo y no sé qué se cobró. Quien entrega o atiende en mostrador cobra, pero el pago llega a mis sistemas cuando alguien lo captura.
Qué es la cobranza automatizada de Evolución i3
La cobranza automatizada de Evolución i3 es un software de cobranza que integra Ecart Pay con Zoho Books para que el pago de un cliente dispare por sí solo el resto del proceso de venta.
Zoho Books es donde ya llevas clientes, cotizaciones y facturas; Ecart Pay es el procesador de pagos. Evolución i3 integró ambos para que trabajen como un solo flujo. El alcance actual es México y funciona solo con Zoho Books.
El flujo, paso por paso
- Das de alta un cliente en Zoho Books y se genera su cuenta SPEI.
- La cotización sale desde Zoho Books con una liga de pago.
- El cliente paga con la forma que prefiera.
- El sistema detecta el pago y genera la orden de venta y la factura timbrada como CFDI 4.0, sin intervención manual. El detalle del timbrado está en Facturación CFDI 4.0.
Formas de cobro disponibles con Ecart Pay
Tarjeta, SPEI, CoDi, DiMo, efectivo en tiendas, links de pago, WhatsApp, meses sin intereses, domiciliación de pagos y cargos recurrentes; además, terminales físicas y Ecart Tap para cobrar con el celular. Las comisiones se cobran según la tarifa vigente de Ecart Pay.
Ejemplo ilustrativo de flujo: das de alta a un cliente nuevo; su cuenta SPEI queda ligada a su ficha; le envías la cotización con liga de pago; paga con tarjeta a meses sin intereses; Zoho Books recibe el pago y genera la orden de venta y la factura. Nadie capturó el pago.
Para qué tipos de cobro se usa
- Escuelas y servicios educativos: domiciliación y una cuenta SPEI por alumno.
- Inmobiliario: apartados, enganches y mensualidades.
- Empresas de servicios: suscripciones y cargos recurrentes.
- Industria y distribución: cotización con liga de pago y factura automática.
- Comercio, restaurantes y hoteles: cobro en caja y con terminal o Ecart Tap.
- Logística y transporte: pago contra entrega con Ecart Tap.
Qué incluye Zoho, qué construimos nosotros y qué queda fuera
En cada parte del flujo de cobranza hay tres cosas distintas: lo que ya trae Zoho Books, lo que Evolución i3 construye encima con Ecart Pay y lo que no forma parte de esta solución.
Cuenta SPEI por cliente
Qué incluye Zoho de origen: Alta y ficha de clientes en Zoho Books.
Qué construye Evolución i3 encima: Al crear un cliente se genera su cuenta SPEI y queda ligada a su ficha.
Qué queda fuera: Los requisitos de alta y las condiciones de la cuenta las define Ecart Pay.
Cotización con liga de pago
Qué incluye Zoho de origen: Cotizaciones y envío al cliente desde Zoho Books. El enlace de pago se ofrece desde la factura, según la pasarela configurada.
Qué construye Evolución i3 encima: Incorpora el enlace de Ecart Pay al flujo de cotización y conecta las formas de pago que ofrece Ecart Pay.
Qué queda fuera: Cobros que tu operación no cotiza en Zoho Books.
Detección del pago y documentos
Qué incluye Zoho de origen: Órdenes de venta, facturas y registro de pagos en Zoho Books.
Qué construye Evolución i3 encima: El sistema detecta el pago y genera la orden de venta y la factura timbrada como CFDI 4.0 sin intervención manual.
Qué queda fuera: La contabilidad y la conciliación bancaria completas; el plan de timbrado de los CFDI, que se cobra aparte; el detalle fiscal está en Facturación CFDI 4.0.
Formas de pago
Qué incluye Zoho de origen: Cobro en línea según las opciones que Zoho Books ofrezca en tu edición.
Qué construye Evolución i3 encima: Las formas de pago de Ecart Pay disponibles desde la liga y la cuenta: tarjeta, SPEI, CoDi, DiMo, efectivo en tiendas, WhatsApp y meses sin intereses.
Qué queda fuera: La disponibilidad de cada forma de pago y las comisiones las define Ecart Pay, según su tarifa vigente.
Cobros recurrentes y domiciliación
Qué incluye Zoho de origen: Facturas recurrentes en Zoho Books.
Qué construye Evolución i3 encima: Cargos recurrentes y domiciliación ligados a la factura.
Qué queda fuera: Reglas especiales de cobro, como convenios o descuentos por pronto pago, que se definen según tu operación.
Cobro presencial
Qué incluye Zoho de origen: Zoho Books permite registrar pagos presenciales o externos, pero no cobra en persona por sí mismo.
Qué construye Evolución i3 encima: La integración con Ecart Pay añade terminales físicas y Ecart Tap para cobrar con el celular, y define contigo cómo se registra ese pago en Zoho Books.
Qué queda fuera: Otros sistemas de punto de venta y cobros fuera de México.
El pago dispara el proceso, no solo el cobro
Una liga de pago cobra, pero la cobranza automatizada de Evolución i3 cierra el ciclo: el pago del cliente genera por sí solo la orden de venta y la factura en Zoho Books.
Cada cliente tiene su cuenta SPEI
Al saber de qué cuenta llega el pago, el sistema lo asocia al cliente sin que alguien concilie referencias a mano.
El cobro sale de la cotización
La liga de pago viaja en el mismo documento que ya envías desde Zoho Books, sin herramientas aparte.
Ventas y finanzas ven lo mismo
La orden de venta y la factura quedan en Zoho Books, donde ya trabaja tu equipo.
El cliente elige cómo pagar
Tarjeta, SPEI, CoDi, DiMo, efectivo en tiendas, WhatsApp o meses sin intereses, y domiciliación o cargos recurrentes cuando el cobro se repite.
Precio
La aplicación de Evolución i3 cuesta $990 MXN al mes más IVA, la cobra Evolución i3 e incluye el uso ilimitado de cobros con la integración. Se cobran aparte el timbrado de los CFDI, que cobra Evolución i3 si usas su solución de facturación o Zoho si usas el timbrado nativo de Zoho Books, según el plan que tengas contratado, y las comisiones de Ecart Pay, que cobra Ecart Pay según su tarifa vigente. Requiere licencia de Zoho Books: puedes contratarla con Evolución i3 o directo con Zoho; el precio es el mismo. Si tu operación necesita adaptar la integración a reglas propias, el costo depende de tu operación y se define en el diagnóstico.
Cómo lo implementamos en seis pasos
Para automatizar la cobranza de tu empresa, la implementamos en seis pasos, desde entender cómo cobras hoy hasta entregar la integración funcionando con tu equipo capacitado.
1. Alcance
Revisamos cómo cobras hoy: clientes, formas de pago, periodicidad y tu organización en Zoho Books.
2. Diseño
Definimos las reglas: cuándo se crea la cuenta SPEI, qué cotizaciones llevan liga y qué se genera al recibir el pago.
3. Construcción
Configuramos la integración entre Ecart Pay y Zoho Books y la adaptamos a tus reglas.
4. Pruebas
Tu equipo prueba el flujo completo con clientes y pagos de prueba antes de salir a producción.
5. Capacitación
Preparamos a tu equipo de finanzas y ventas para operar el flujo, con los materiales de apoyo acordes al alcance.
6. Producción y entrega
Ponemos la integración en operación y te la entregamos con PROTEGE, la metodología de Evolución i3 que junta Procesos, Tecnología y Gente: primero entendemos tu proceso de cobro, después configuramos la tecnología alrededor de él y por último preparamos a las personas que lo usarán.
Preguntas frecuentes sobre la cobranza automatizada
¿Qué es la cobranza automatizada con Zoho Books y Ecart Pay?
Es una aplicación de Evolución i3 que integra Ecart Pay con Zoho Books. Al crear un cliente se genera su cuenta SPEI, la cotización sale con liga de pago y, cuando el cliente paga, el sistema genera la orden de venta y la factura timbrada como CFDI 4.0 sin intervención manual.
¿Cuánto cuesta la cobranza automatizada de Evolución i3?
La aplicación de Evolución i3 cuesta $990 MXN al mes más IVA, la cobra Evolución i3 e incluye el uso ilimitado de cobros con la integración. Se cobran aparte el timbrado de los CFDI, que cobra Evolución i3 si usas su solución de facturación o Zoho si usas el timbrado nativo de Zoho Books, según el plan que tengas contratado, y las comisiones de Ecart Pay, que cobra Ecart Pay según su tarifa vigente. Requiere licencia de Zoho Books: puedes contratarla con Evolución i3 o directo con Zoho; el precio es el mismo. Si tu operación necesita adaptar la integración a reglas propias, el costo depende de tu operación y se define en el diagnóstico.
¿Cómo se aplica automáticamente una transferencia SPEI en Zoho Books?
Cada cliente tiene su propia CLABE, que se genera al darlo de alta en Zoho Books. Cuando paga por SPEI, el sistema detecta el pago, lo asocia a ese cliente por su CLABE y genera la orden de venta y la factura timbrada como CFDI 4.0, sin captura manual. El detalle del timbrado está en Facturación CFDI 4.0.
¿Qué diferencia hay entre las ligas de pago de Zoho Books y la solución de Evolución i3?
Zoho Books ofrece el enlace de pago desde la factura, según la pasarela que tengas configurada. La solución de Evolución i3 incorpora el enlace de Ecart Pay al flujo de cotización, asigna una CLABE individual a cada cliente y conecta las formas de cobro que ofrece Ecart Pay: tarjeta, SPEI, CoDi, DiMo, efectivo en tiendas, WhatsApp, meses sin intereses, domiciliación y cargos recurrentes.
¿Sirve para cobrar mensualidades, suscripciones o pagos de escuelas y servicios educativos?
Sí. La domiciliación y los cargos recurrentes de Ecart Pay permiten repetir el cobro cada periodo, y cada pago queda ligado a su cliente en Zoho Books. Las reglas de cada cobro se definen según tu operación.
¿Funciona con otro sistema contable o fuera de México?
No. Funciona solo con Zoho Books, donde se generan las cotizaciones, las órdenes de venta y las facturas. Si hoy usas otro sistema contable, primero se implementa Zoho Books y después se conecta la cobranza automatizada. Por ahora está disponible solo para empresas en México; si operas en otro país, cuéntanos tu caso en una reunión de orientación.
¿Qué hace Evolución i3 y qué hace Ecart Pay?
Ecart Pay procesa los pagos y define sus condiciones y comisiones. Evolución i3 integra Ecart Pay con Zoho Books, configura las reglas de tu cobranza y capacita a tu equipo para operarla.
Revisemos cómo cobras hoy
Cuéntanos cómo cobras a tus clientes y revisamos contigo si esta integración encaja con tu operación en Zoho Books. La reunión de orientación dura 30 minutos, es sin costo y no equivale al diagnóstico formal.
También puedes escribir a comercial@evolucioni3.com. Atención de lunes a viernes de 8:30 a 18:00 h, hora de Monterrey (GMT-6).