Facturación electrónica DIAN para empresas en Colombia con Zoho Books
Si facturas desde Zoho Books, la integración fiscal de Evolución i3 emite ante la DIAN tu factura electrónica, notas crédito y débito, documento soporte y nómina electrónica. Si transportas carga, también reporta el manifiesto electrónico de carga en el RNDC. Si emites pocas facturas a mano y sin otro sistema, la herramienta gratuita de la DIAN puede bastarte.
Evolución i3 es una empresa de transformación digital y consultoría Zoho: Zoho Premium Partner, con +600 implementaciones Zoho, +120 aplicaciones y desarrollos y clientes en más de 11 países, fundada en 2016. Opera con equipos en México y Colombia y presencia comercial en Canadá, México, Estados Unidos, Guatemala, Chile, Colombia y Perú.
Lo que vives hoy al facturar ante la DIAN
Estos son los seis problemas que escuchamos de las empresas colombianas antes de integrar su facturación.
“Capturo cada factura a mano en la herramienta de la DIAN, aunque los datos ya están en mi sistema.”
“Mi factura sale de un sistema y mi contabilidad vive en otro; al cierre del mes no cuadran.”
“No sé en qué estado quedó cada documento ante la DIAN ni cuáles fueron rechazados.”
“Cuando corrijo una factura no sé si procede nota crédito o nota débito, y se pierde el rastro del documento original.”
“Le compro a quien no está obligado a facturar y no tengo ordenado el documento soporte.”
“Muevo carga y el manifiesto, la factura y el cobro viven en lugares distintos.”
Ejemplo ilustrativo: los seis son situaciones típicas, no datos de un cliente.
¿Integración o herramienta gratuita de la DIAN? Cuándo necesitas cada una
La herramienta gratuita de la DIAN y la integración de Evolución i3 resuelven problemas distintos, y muchas empresas necesitan solo la primera.
La DIAN ofrece un servicio web gratuito para expedir facturas electrónicas y notas débito y crédito. Según la DIAN, está dirigido a microempresas y pequeñas empresas conforme a la Ley 905 de 2004, o a los grupos que defina el Gobierno Nacional (fuente: DIAN). Revisa en el sitio de la DIAN los términos y requisitos vigentes antes de decidir.
Cuándo te basta la herramienta gratuita de la DIAN
Emites pocas facturas al mes y las capturas tú mismo.
No tienes otro sistema del que deban salir los datos de la factura.
Una sola persona factura y no necesitas conciliar con un sistema contable.
Tu negocio cumple las condiciones que la DIAN fija para usar la herramienta.
Cuándo necesitas una integración
Tus facturas ya salen de Zoho Books y no quieres capturarlas otra vez.
Varias personas o áreas generan documentos y necesitas ver el estado de cada uno ante la DIAN.
Debes emitir notas crédito y débito ligadas a la factura original sin perder el rastro.
Compras a quien no está obligado a facturar y necesitas ordenar el documento soporte.
Debes emitir ante la DIAN la nómina electrónica de tus trabajadores.
Operas transporte de carga y quieres que manifiesto, factura y cobro partan de la misma información.
Si dudas qué te corresponde, en la reunión de 30 minutos sin costo revisamos tu caso y te decimos si la herramienta de la DIAN te alcanza. Qué estás obligado a hacer ante la DIAN lo confirma tu contador o la propia DIAN.
Qué incluye Zoho, qué construimos nosotros y qué queda fuera
La integración fiscal es propia de Evolución i3 y se construye sobre Zoho Books: en Colombia, la facturación electrónica ante la DIAN en Zoho Books se habilita con esta integración. Evolución i3 es el integrador y Yabi es el proveedor tecnológico autorizado ante la DIAN.
Qué incluye Zoho de origen
Zoho Books: clientes, productos, impuestos, facturas, cobros y reportes contables.
Registro de facturas y su relación con cobros y contabilidad.
Compras y gastos para registrar lo que adquieres.
Zoho People: administración de empleados, asistencias, vacaciones, permisos, ausencias e incidencias de nómina; Zoho Books: registro contable de la nómina.
Reportes para seguimiento financiero.
Qué construye Evolución i3 encima
Integración fiscal propia que emite la factura electrónica ante la DIAN desde Zoho Books, con Yabi como proveedor tecnológico autorizado ante la DIAN.
Notas crédito y débito ligadas a la factura original, y el estado de cada documento ante la DIAN.
Documento soporte para compras a quien no está obligado a facturar.
A partir de esa información, el desarrollo de Evolución i3 calcula la nómina y genera y transmite la nómina electrónica a la DIAN a través de Yabi, que se cobra aparte y se cotiza según tu operación.
Manifiesto electrónico de carga, que se expide y se reporta en el RNDC del Ministerio de Transporte a través de Yabi.
Qué queda fuera
Asesoría contable, tributaria o legal; decidir si estás obligado a facturar lo confirma tu contador o la DIAN.
Garantizar la aceptación de un documento cuando los datos del cliente o del emisor son incorrectos.
Conectar sistemas de origen distintos de Zoho Books: la integración funciona solo con Zoho Books.
Asesoría laboral; lo que debes reportar en la nómina lo confirma tu contador.
Cualquier función que no aparezca en estas tres listas.
Ejemplo ilustrativo: lo que construimos se adapta a tu proceso; no es un producto cerrado igual para todos.
Nómina electrónica
La integración también emite ante la DIAN la nómina electrónica a partir de Zoho People y Zoho Books: es el documento con el que reportas los pagos de nómina a tus trabajadores. Se cobra aparte y se cotiza según tu operación; no entra en los planes de la tabla de precios.
Precios
Los planes de facturación electrónica tienen precio cerrado porque su alcance es cerrado. Están en pesos colombianos y sin IVA, por ser un servicio en la nube. Los manifiestos electrónicos de carga cuentan dentro de los documentos del plan. Si superas los documentos de tu plan, puedes comprar más; el plan anual se renueva al mismo precio, o puedes pasar al siguiente plan.
200 documentos al año
Plan anual: $170,000
Instalación: $1,800,000
Total primer año: $1,970,000
400 documentos al año
Plan anual: $300,000
Instalación: $1,800,000
Total primer año: $2,100,000
600 documentos al año
Plan anual: $360,000
Instalación: $1,800,000
Total primer año: $2,160,000
800 documentos al año
Plan anual: $400,000
Instalación: $1,800,000
Total primer año: $2,200,000
1,200 documentos al año
Plan anual: $480,000
Instalación: $1,800,000
Total primer año: $2,280,000
2,400 documentos al año
Plan anual: $600,000
Instalación: $1,800,000
Total primer año: $2,400,000
Puedes contratar las licencias con Evolución i3 o directo con Zoho; el precio es el mismo. Las condiciones de pago se revisan en la reunión.
Manifiesto electrónico de carga para empresas de transporte
Si mueves carga, la integración de Evolución i3 incluye el manifiesto electrónico de carga, que se expide y se reporta en el RNDC del Ministerio de Transporte a través de Yabi, para que manifiesto, factura y cobro partan de la misma información.
El manifiesto electrónico de carga es el documento electrónico que ampara el transporte de una carga. No se presenta ante la DIAN: se expide y se reporta en el RNDC (Registro Nacional de Despachos de Carga) del Ministerio de Transporte. En muchas empresas de transporte se captura aparte de la factura, y esa doble captura es donde aparecen los errores.
Un solo origen de datos
La información del servicio de transporte se registra una vez y de ahí salen el manifiesto, que se reporta en el RNDC, y la factura electrónica, que se emite ante la DIAN. Esto aplica a empresas que ya trabajan sus facturas en Zoho Books.
Para quién es
Para empresas de transporte y logística en Colombia que emiten manifiestos y facturan servicios de carga. Si también operas en México, la facturación con CFDI 4.0 está en Facturación CFDI 4.0.
Te mostramos la demo en una reunión.
Cómo lo implementamos
Lo implementamos en seis pasos orientativos, con responsables y puntos de validación en cada uno; no son un cronograma fijo.
1. Alcance
Revisamos qué documentos emites, desde qué sistema y quién interviene.
2. Diseño
Definimos qué sale de Zoho Books, qué validaciones aplican y qué hacer ante un rechazo.
3. Construcción
Configuramos Zoho Books y la integración fiscal para factura, notas, documento soporte y, si aplica, nómina electrónica y manifiesto.
4. Pruebas
Tus usuarios emiten documentos de prueba y validamos los resultados antes de pasar a producción.
5. Capacitación
Preparamos a las personas que facturan con el flujo ya probado.
6. Producción y entrega
Con esto cierra PROTEGE: procesos, tecnología y gente trabajando juntos.
La habilitación de tu empresa como facturador electrónico ante la DIAN la haces tú; los tiempos de ese trámite los define la DIAN.
La profundidad de cada paso depende del proyecto contratado. PROTEGE es la metodología de Evolución i3.
Preguntas frecuentes sobre facturación electrónica DIAN
¿Necesito una integración o me basta la herramienta gratuita de la DIAN?
Te basta la herramienta gratuita de la DIAN si eres una empresa pequeña, emites pocas facturas y las capturas a mano, sin otro sistema de por medio. Necesitas una integración cuando tus facturas salen de Zoho Books, cuando varias personas facturan, o cuando debes emitir notas, documento soporte, nómina electrónica o manifiesto de carga sin recapturar datos. La integración de Evolución i3 funciona solo con Zoho Books. Confirma tus obligaciones con tu contador o con la DIAN.
¿Qué es la herramienta de facturación gratuita de la DIAN y quién puede usarla?
Es un servicio web gratuito de la DIAN para expedir facturas electrónicas y notas débito y crédito. Según la DIAN, está dirigido a microempresas y pequeñas empresas conforme a la Ley 905 de 2004, o a los grupos que defina el Gobierno Nacional. Revisa en el sitio de la DIAN los términos y requisitos vigentes.
¿Cómo conecto Zoho Books con la DIAN?
Con la integración fiscal de Evolución i3: en Colombia, la facturación electrónica ante la DIAN en Zoho Books se habilita con esta integración, que funciona solo con Zoho Books. Primero levantamos tu operación de facturación, después configuramos la integración, la probamos con tus usuarios y la pasamos a producción. La habilitación de tu empresa como facturador electrónico ante la DIAN la haces tú. Evolución i3 es el integrador; Yabi es el proveedor tecnológico autorizado ante la DIAN.
¿Qué documentos emite la integración?
Ante la DIAN emite factura electrónica, notas crédito y notas débito, documento soporte y nómina electrónica, esta última a partir de Zoho People y Zoho Books, y te muestra el estado de cada documento. Si transportas carga, también expide el manifiesto electrónico de carga y lo reporta en el RNDC del Ministerio de Transporte, a través de Yabi.
¿Qué es el manifiesto electrónico de carga y cómo entra en la integración?
Es el documento electrónico que ampara el transporte de una carga. No va ante la DIAN: se expide y se reporta en el RNDC (Registro Nacional de Despachos de Carga) del Ministerio de Transporte, a través de Yabi. La integración de Evolución i3 lo incluye para que el manifiesto, la factura y el cobro de un servicio de transporte partan de la misma información, sin capturarla dos veces.
¿Cuánto cuesta la integración de facturación electrónica DIAN?
Desde $1,970,000 COP el primer año, sin IVA: plan anual de $170,000 para 200 documentos al año más $1,800,000 de instalación. Hay seis planes, hasta 2,400 documentos al año por $2,400,000 el primer año. Los manifiestos de carga cuentan dentro de los documentos del plan; si superas los documentos de tu plan, puedes comprar más. El plan anual se renueva al mismo precio, o puedes pasar al siguiente plan. La nómina electrónica se cobra aparte y se cotiza según tu operación. Las condiciones de pago se revisan en la reunión.
¿Una persona natural debe facturar electrónicamente con la DIAN?
Que una persona natural deba facturar electrónicamente lo define la DIAN según su situación; confírmalo con tu contador o con la DIAN. Si ya facturas y quieres conectar esa facturación con tu contabilidad en Zoho Books, podemos revisarlo contigo en una reunión.
¿Puedo contratar las licencias de Zoho con Evolución i3?
Sí. Puedes contratar las licencias con Evolución i3 o directo con Zoho; el precio es el mismo.
Revisemos tu caso en una reunión
En 30 minutos, sin costo, revisamos cómo facturas hoy y te decimos si te basta la herramienta gratuita de la DIAN o si te conviene integrar Zoho Books. La reunión de 30 minutos no equivale al diagnóstico formal; si después quieres revisar toda tu operación, ahí está el diagnóstico empresarial.
Resolvemos dudas por WhatsApp o por correo: comercial@evolucioni3.com. Atención por WhatsApp de lunes a viernes de 8:30 a 18:00 h, hora de Monterrey (GMT-6). Recibes confirmación inmediata y te contactamos el mismo día hábil, en horario de atención.
Teléfono y WhatsApp de Colombia: +57 604 200 4431.
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